Hoje, no Brasil, grande parte das atividades realizadas e dos serviços prestados pelo governo são registrados ou apoiados por sistemas informatizados, que produzem documentos mantidos na forma de tabelas de bancos de dados, planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, páginas web, informação geográfica, imagens digitais e uma variedade crescente de formatos digitais. Cada vez mais o papel está sendo substituído por registros eletrônicos ou digitais.
Esses registros digitais das atividades governamentais são arquivados pelos órgãos que os produziram, pois servem como fonte de prova de suas ações, de garantia de direitos do Estado e dos cidadãos, bem como fonte de informação para subsidiar ações futuras. Eles são documentos arquivísticos, e, portanto, sua gestão e preservação são da responsabilidade de profissionais de arquivo. Depois de um tempo determinado pelos arquivistas, que pode ser curto ou longo, os documentos públicos podem ser eliminados ou enviados para a instituição arquivística na devida esfera de competência (Arquivo Nacional, Arquivos estaduais e Arquivos municipais) para preservação permanente e acesso aos cidadãos.
Uma vez sob a custódia das instituições arquivísticas, os documentos que foram enviados para preservação permanente são disponibilizados a todos os cidadãos. São uma fonte preciosa de informação para a pesquisa histórica ou científica e continuam sendo vitais para a garantia de direitos dos cidadãos e do próprio Estado. É importante enfatizar esse aspecto, pois comumente os arquivos permanentes são vistos apenas como um lugar de memória e história, mas é lá que muitas vezes o cidadão vai buscar informações para assegurar seus direitos.
Os documentos digitais são extremamente frágeis e sujeitos a consequências decorrentes da obsolescência tecnológica. Quem já não perdeu arquivos que estavam gravados em CD’s, pendrives, fitas magnéticas, nos antigos disquetes ou mesmo em HD? Muitas vezes não encontramos mais um equipamento para ler o suporte onde foi gravado o documento, ou o formato do arquivo não é mais legível pelos programas atuais. Esses são apenas alguns dos problemas que dificultam o acesso de longo prazo dos documentos digitais.
Para garantir o acesso aos documentos digitais que estão nos arquivos permanentes, é preciso cuidado e ações contínuas desde o início da vida deles. Além de garantir o acesso, é preciso assegurar que os documentos se mantenham autênticos, pois são fonte de informação para pesquisa e garantia de direitos.
A fim de garantir a autenticidade e o acesso de longo prazo dos documentos digitais, no mundo inteiro arquivistas e outros profissionais da informação têm desenvolvido iniciativas de preservação digital. Preservar documentos digitais é um desafio enorme, requer estudo constante e envolve uma diversidade de ações que incluem, para citar alguns exemplos, monitoramento constante dos documentos e dos avanços tecnológicos, escolha de formatos de arquivo com expectativa de vida longa, escolha de soluções tecnológicas adequadas, planejamento e realização de procedimentos como conversão de formatos, atualização de suportes e encapsulamento. É também preciso ter um cuidado enorme com segurança e, no caso dos documentos arquivísticos, é preciso garantir que os conjuntos documentais se mantenham íntegros e organizados da maneira como foram produzidos.
No Brasil, o Arquivo Nacional foi pioneiro na preservação digital. Em 2003 foi formado um grupo que se dedicou ao tema, e desde então tem participado de pesquisa acadêmica internacional em preservação de documentos digitais. Inicialmente, as ações se voltaram para a orientação dos órgãos e entidades do poder executivo federal, sua área de atuação, nos cuidados e procedimentos a serem implementados enquanto os documentos estão com os produtores. Em 2010, o órgão ampliou suas ações, ao dar início ao Programa AN Digital, com o objetivo de dotar o Arquivo Nacional da infraestrutura para preservação e acesso aos documentos digitais por ele recebidos, que inclui: a criação de uma unidade na estrutura organizacional dedicada à preservação digital com pessoal capacitado; a definição de uma política e de procedimentos de preservação digital; investimentos em equipamentos e estrutura tecnológica, além da implantação de um repositório digital confiável. O Programa AN Digital já alcançou quase todos esses objetivos e, em breve o repositório estará em produção.
As ações de preservação digital não se esgotam com isso. Elas são contínuas, devem ser periodicamente revistas e implicam em investimento constante em recursos humanos e tecnológicos. Estamos apenas começando a enfrentar esse desafio.
* Supervisora de Documentos Digitais do Arquivo Nacional